Como fazer a Gestão de Ativos de TI em computadores que estão fora da minha rede ou em Home Office?
À medida que as empresas crescem de tamanho ou por outros fatores, em alguns casos elas precisam de mais unidades ou até podem reduzir de tamanho e em algumas vezes existem colaboradores que trabalham remotamente (Home Office ou Agentes Comerciais); contudo, uma vez que todos devem “andar juntos”, é muito importante que todos os ativos (computadores e usuários) sejam bem gerenciados. Esse tipo de gestão é chamado de descentralizada e é uma das mais eficientes, inclusive adotadas por empresas de grande porte.
Isso quer dizer que todos os ativos, não importa em que parte do Brasil ou do mundo estejam, são acompanhados pela equipe de Tecnologia da Informação, de modo a manter a segurança dos dados da empresa. Aprender como fazer a gestão dos ativos que estão fora da rede, portanto, é muito importante para o crescimento seguro do negócio e para obter os resultados desejados.
Ter conhecimento amplo sobre os ativos.
Não dá para fazer a gestão de algo que não se conhece bem. Sendo assim, os analistas e gestores de TI precisam fazer um levantamento dos ativos da empresa, levando em conta aspectos como:
- Qual é o número total?
- Quem são os responsáveis pelos computadores (termo de recebimento)?
- Quais deles exigem mais acompanhamento (Licenciamento)?
- Há algum que precise de atenção especial agora (Pro atividade)?
Uma vez que essas informações estão definidas, fica mais clara a estratégia a ser usada, providenciando o nível adequado de atenção aos ativos mais lucrativos e, ao mesmo tempo, garantindo assistência de TI a todos.
Monitorar ações dos colaboradores
Com grande parte do efetivo trabalhando remotamente, tanto a equipe de TI como os gestores de departamento devem manter a rotina “normal”, ou seja, os computadores com 100% de disponibilidade e os colaboradores cumprindo todas as metas. Sendo assim a gestão remota se faz necessário por alguns motivos:
- Monitorar se os computadores estão sendo utilizados de forma correta;
- Verificar o total de horas trabalhadas dos colaboradores;
- Analisar os intervalos diários dos colaboradores;
- Monitorar os acessos em software e sites não permitidos; e
- Auditor o processo de instalação de software sem licença.
Não manter a gestão de ativos sem um suporte técnico adequado
As empresas que precisam gerenciar ativos costumam procurar por fornecedores de equipamentos, além de programas de computadores. No entanto, esses tipos de tecnologia sempre podem apresentar falhas, sem contar a sua necessidade de atualização para que todas as informações continuem trafegando da forma correta.
É por isso que a gestão eficiente de ativos precisa sempre ter o suporte do fornecedor. Muitas empresas erram em querer gerenciar sozinhas os seus equipamentos e programas, pois isso pode fazer com que essa rede perca eficiência e determinados dados importantes não sejam repassados.
Qualificação do setor de TI é indispensável
Não adianta ter toda a contabilidade do número de ativos, um bom software, um bom suporte e a equipe de Tecnologia da Informação não estar devidamente capacitada. Sendo assim, os analistas e gestores têm de averiguar se a sua equipe sabe mesmo utilizar as ferramentas da gestão de ativos de forma proveitosa.
Vale lembrar que muitos fornecedores de software também concedem breves capacitações aos seus clientes e é importante que a equipe de TI da sua empresa marque presença. Com isso, ela estará totalmente pronta para colaborar com a gestão de ativos e erros serão minimizados.
O que é preciso lembrar a respeito da gestão de ativos?
Quando se trata de ativos fora da rede, é primordial que analistas e gestores estejam atentos ao tempo de implantação. É claro que toda nova forma de gerenciamento precisa de tempo para adaptação, mas vale a pena porque o controle dos ativos passa a ocorrer de modo automático, facilitando resultados mais rápidos.