Gestão de Produtividade em Home Office

Gestão de Produtividade em Home Office

Novos tempos chegaram! A crise global que estamos vivendo desde março, acelerou a realidade do mundo corporativo de 5 a 10 anos. Antes da crise, o home office não era realidade para mais de 65% das empresas brasileiras!

Sabemos que essa adaptação não fácil, nem simples. Considerando ainda o cenário mundial de incertezas e preocupações de natureza diversas como a economia e saúde. Porém, assim como a água, tivemos que aprender novos caminhos para continuar seguindo em frente!

Dizem que é na crise que surgem as boas ideias, e esse novo jeito de produzir parece que veio para ficar. De acordo com uma pesquisa realizada pela ISE business school https://ise.org.br/blog/conciliar-home-office/, o Home Office é aprovado por 80% dos gestores.

Alguns estudos apontam que 30% dos colaboradores de um efetivo total de uma empresa, continuarão trabalhando em home office. Entre os motivos estão a redução de custos do empresário com encargos de manter uma estrutura física como aluguel, água e luz. Mas o benefício não é percebido só pelo empregador; de acordo com a pesquisa, 60% dos entrevistados afirmaram que o home office ajudou a melhorar a eficiência e a produtividade. Podemos apontar outras vantagens como redução do tempo de deslocamento entre casa e trabalho, que pode ser utilizado para outras atividades como lazer, estudo e tempo com a família.

O que mudou depois do Home Office

Sabemos que o trabalho para algumas equipes aumentou. Como por exemplo para o time de Recursos Humanos, que teve que redobrar os esforços para apoiar os colaboradores na direção correta. Lembrando que esse time trabalha em conjunto com os Gestores de departamentos e o Time de Tecnologia da Informação para manter a principal ferramenta (computador) 100% disponível.

Nesse artigo abordarei como podemos aumentar a produtividade desses times e manter o controle, organização, segurança e em ainda trabalhar em Home Office:

“- Alô Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, tudo bem? Semana que vem, 50% dos colaboradores estarão trabalhando de casa e quero saber como eles estão trabalhando”.

Tenho contato diretamente com alguns empresários e também com os seus colaboradores, e sei que as demandas iniciam assim e como uma “batata quente” , os diretores e gestores têm que se virar para resolver! Então por isso, precisamos destacar alguns pontos importantes:

1. Os times de RH e de TI devem trabalhar juntos! pois provavelmente será utilizado um software para auxiliar no controle dos colaboradores que estão em home Office. Por isso é muito importante, além do RH validar as funcionalidades e métricas utilizadas, o departamento de TI analisar a viabilidade da implantação, processamento e segurança da aplicação.
2. Quando falamos de auditar processo de colaboradores, destaco os principais pontos de análise:
   1. Analisar acessos software não permitidos (licenciamento)
   2. Analisar acessos a sites não permitidos (bloqueios)
   3. Monitorar tempo total de utilização diária dos computadores, com isso saberemos o total de horas trabalhadas;
   4. Monitorar se os colaboradores iniciaram as suas jornadas na hora prevista, bem como se estão excedendo essas horas.
3. Um alinhamento com a Assessoria Jurídica é altamente recomendado, pois monitoraremos em tempo real as ações dos usuários e, por mais que as informações sejam consideradas ativos da empresa, vale a pena se amparar na legislação.
4. Uma vez que os computadores são as principais ferramentas de trabalho, é muito importante que o time de TI mantenha tudo em funcionamento e consiga disponibilizar solução que possibilitem esse trabalho remoto (Home Office).

Novas ideias sobre Home Office

Com o aumento exponencial de pessoas em Home Office, uma nova onda está a caminho, com novas demandas e insights:

• Como colocar em prática ações que funcionem para aumentar a produtividade dos colaboradores?
• Como me livrar de processos trabalhistas, uma vez que o colaborador estando em casa, pode alegar que trabalhou além do horário?

Para vocês leitores, acredito que tudo isso seja uma novidade, mas afirmo que existem várias empresas que já são especialistas nesse tipo de gestão, e também, outras várias empresas já utilizam esse modelo de análise de informação com objetivo de reduzir custos e aumentar a produtividade.

E cabe a nós da magma3, te ajudar a manter a sua estrutura de TI funcionando de forma segura e apoiar os gestores e seus colaboradores, para que você continue cuidando do crescimento da sua empresa!