8 dicas para o controle de licenciamento de software no seu negócio
[BAIXAR PLANILHA DE CONTROLE DE LICENCIAMENTO DE SOFTWARE]
Nos departamentos de TI da atualidade, fazer ‘mais com menos’ não é uma necessidade e sim uma obrigação. E uma das principais medidas que os gestores vêm tomando, nos últimos tempos, diz respeito ao controle de licenciamento de software. Isso porque essa gestão é fundamental para a otimização do uso dos softwares e também para a sua utilização devidamente alinhada aos diretos das licenças.
Mas, infelizmente, poucas organizações realizam um controle efetivo de suas licenças. Como resultado, elas acabam ficando sujeitas ao pagamento de multas pelo uso inadequado dos softwares ou a comprarem várias licenças sem precisar delas. É por isso que, no post de hoje, daremos oito dicas que certamente o ajudarão a gerenciar melhor o licenciamento de software na sua empresa. Confira:
8 dicas para um bom controle de licenciamento de software
1. Faça a equipe reconhecer a importância do controle das licenças
A primeira dica é fazer os profissionais de TI reconhecerem a importância do controle de licenciamento de software para a organização através de programas de treinamento. Os gestores podem, por exemplo, enfatizar o fato de que o gerenciamento adequado das licenças evita o pagamento de multas de conformidade e reduz a compra excessiva de softwares. Isto é bom tanto para a empresa como para o departamento de TI.
2. Atribua funções e responsabilidades ao pessoal de TI
Os gestores de TI devem atribuir a função de monitorar as licenças a um ou mais profissionais, dependendo do número de ativos de software que a empresa possui. Mas é importante lembrarmos que o controle de ativos de software não é uma tarefa temporária, que é realizada uma vez ao mês ou ao ano. O controle deve ser contínuo, para assegurar que a utilização dos softwares esteja em conformidade com as licenças de uso.
3. Documente as políticas e os procedimentos de gerenciamento
A documentação das políticas e dos procedimentos é crucial para o bom e adequado controle de licenciamento de software. Isso porque a documentação formal dos processos de gerenciamento possibilita que a equipe de TI monitore adequadamente todas as licenças da empresa. Além disso, ela permite que os gestores compreendam e relatem a conformidade do uso dos softwares aos seus fornecedores, eliminando assim os riscos de multa.
4. Obtenha um inventário de software preciso
Com um bom inventário de software, os gestores conseguem saber se um determinado software está devidamente licenciado e se ele está apresentando erros ou problemas de compatibilidade. Neste caso, os profissionais de TI podem contatar o fornecedor e obter a sua ajuda. Um inventário de software também indica a necessidade ou não de a empresa adquirir novas licenças, com base em suas necessidades reais.
5. Registre adequadamente todas as aquisições e implementações
Ao adquirir uma licença de software, os gestores devem rapidamente registrá-la para que o processo de gerenciamento de ativos durante o tempo em que eles se encontram no ambiente empresarial seja, de fato, efetivo. Devem ser registrados não somente os processos de aquisição, como também os de implementação. Dessa forma, a empresa terá total controle dos ativos que entram e são implementados no ambiente.
6. Acompanhe os processos de retirada de softwares
Em empresas em que não há um efetivo controle dos licenciamentos, os gestores se esquecem de retirar os softwares que não estão mais sendo utilizados ou simplesmente ignoram esta importante tarefa. Mas o que eles provavelmente não sabem é o planejamento e o acompanhamento dos processos de retirada de software efetivos podem trazer muitos benefícios para a empresa, como:
- Otimização dos custos: graças ao reuso ou a retirada de softwares de computadores obsoletos ou não mais utilizados pelos colaboradores;
- Mitigação de riscos: por meio da retirada adequada dos softwares dos computadores o servidores, de acordo com os direitos de uso estabelecidos pelo fornecedor;
- Atualização de inventários: os registros de softwares permanecem precisos, o que possibilita a identificação de softwares que precisam ou não serem adquiridos.
7. Avalie periodicamente os direitos de uso
Alguns gestores de TI não conciliam os direitos de uso que adquirirem com o que está implantado no ambiente empresarial e acabam pagando um preço irreal pelos softwares que os colaboradores estão utilizando. É por isso que eles precisam avaliar periodicamente os direitos de uso e contatar os fornecedores para adequá-las às necessidades da organização. Esta dica é muito importante para o caixa da empresa.
8. Adote uma tecnologia que auxilie no gerenciamento
Muitas empresas, que controlam o licenciamento de software, optam por realizar esta tarefa de maneira manual, através de planilhas do Excel. Estas, além de exigirem a coleta e a inserção manual de dados – o que leva muito tempo, também não permitem que os gestores coletem informações relacionadas à utilização dos softwares que são extremamente importantes para suas tomadas de decisão, como:
- Quais softwares a empresa possui;
- Em que computadores os softwares estão instalados;
- Quais softwares estão sendo usados pela equipe, e quais não estão;
- Se a utilização de cada software está em conformidade com as licenças;
- Quando as licenças devem ser renovadas;
- O prazo de vencimento das licenças ou as rescisão do contrato;
- Como os softwares foram configurados.
Mas ao adotar um software de gestão de ativos de TI, como o Force 1, os gestores conseguem coletar todas essas informações de forma automática, independentemente do número de licenças de software adquiridas. Assim, eles conseguem gerenciar proativamente os problemas de conformidade de software, evitar a compra excessiva de licenças, otimizar o seu uso e negociar contratos com os fornecedores.