O que é um sistema de inventário de TI?
Quem pensa em um departamento de TI já imagina que as únicas responsabilidades são consertar computadores e manter a rede funcionando. Claro que isso também é verdade, mas o trabalho de um departamento de TI vai muito além em suas responsabilidades.
Uma das obrigações mais fundamentais desses profissionais é a criação e gestão do inventário de TI, elaborada a partir de ativos de TI (hardware, software e usuários). No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre isso e qual a importância de uma boa gestão de ativos. Afinal, o que é um sistema de inventário de TI? Acompanhe:
O que são ativos de TI
De maneira geral, um ativo de TI é a informação relacionada ao usuário, sistema ou hardware pertencente à empresa e que são usados no decorrer das atividades empresariais. As principais classes de ativos são hardware, software e usuários, que são agrupadas e recebem o nome de inventário ou portfólio. Dentro dessas classes, podem ser criadas outras classes, de acordo com o quão rigoroso a empresa deseja que seu inventário seja. Confira exemplos de cada classe:
Hardware
Nesta classe, estão inseridos os dispositivos (laptop, celulares, tablets, desktops), impressoras, servidores, roteadores. Enfim, tudo aquilo que possui conectividade com a rede, com pessoas ou que gere informação. Estão inclusos também todas as peças de hardware da empresa, como as placas-mãe, processadores, placas de rede, mouse, teclado, monitores, etc.
Software
No quesito software, estão presentes licenças, versões, endpoints, serviços em nuvem e aplicativos. Envolve a coleta de informações acerca de todos os softwares utilizados na empresa, cruzamento de informações e, posterior, tomada de decisões na etapa de gestão de ativos. Em conjunto com o ativo “usuários” permite elaboração de políticas de aumento de produtividade.
Usuários
Neste ativo, a equipe de TI coleta dados sobre como os usuários estão acessando seus dispositivos (horário de login e logoff) e quais os programas que estão sendo utilizados (pela tela ativa, por exemplo). Isso significa que o ativo “usuário” mede a produtividade dentro da empresa.
Como em um estoque, não basta saber o que há dentro do armazém. É necessário que as informações sobre ativos sejam utilizadas a favor da empresa. Essa é a atribuição da gestão de ativos de TI.
Gestão de ativos de TI
Na gestão de ativos, está a responsabilidade da equipe de TI no desenvolvimento e manutenção de políticas, padrões, processos, sistemas e medidas que se relacionem de forma coerente com o portfólio da empresa quanto ao risco, custo e controle. O controle desses ativos ou gestão de ativos é, então, o conjunto de práticas que reduzem os gastos e otimizam as estratégias de decisões dentro dos departamentos de TI ao mesmo tempo em que aumenta o entendimento do valor de negócio da própria TI.
Inventário dos ativos
Essa gestão envolve coletar e realizar um inventário desses ativos. Com um controle rígido, ocorre um aproveitamento mais eficiente dos recursos, que elimina desperdícios, gastos futuros e aumenta a eficiência. Um exemplo disso é o acompanhamento do ciclo de vida dos softwares. E a função da gestão de ativos não permitir que licenças expirem, que serviços na nuvem não sejam renovados e que versões obsoletas de softwares continuem sendo usadas.
Nesse cenário, podemos ilustrar a seguinte situação. Caso exista a necessidade de compra de novas licenças, uma consulta ao inventário de software permitirá analisar quantas licenças estão ociosas. Dessa maneira, o gestor pode adquirir apenas a diferença, economizando e otimizando o uso de software. Isso também é válido para hardwares ociosos.
Pela sua complexidade, uma gestão de inventário com qualidade é realizada por meio de softwares especializados. Softwares como esses conseguem agregar novos ativos de forma autônoma, manter controle sobre o ciclo de vida de todos os ativos e gerar relatórios elaborados sobre isso.
Contudo, uma boa gestão de ativos só é possível com a colaboração de toda equipe e principalmente da alta gerência. Como gestor de TI, é seu dever elaborar um bom planejamento e apresentar todos os benefícios da gestão desses ativos de forma a justificar a obtenção de um software especializado. Com certeza sua empresa não irá se arrepender.
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