Como controlar os usuários que utilizam o computador?

Em grande parte das empresas, não existe um filtro efetivo sobre o que cada usuário ou colaborador pode acessar nos computadores corporativos.É comum que as pessoas acessem o que quiser, quando quiser e da forma que quiser, sem qualquer tipo de fiscalização.Essa liberdade, embora seja vista com bons olhos por quem trabalha, pode ser uma tremenda dor de cabeça para o departamento de tecnologia que, frequentemente, precisa lidar com problemas causados por esse acesso descontrolado.

Programas desnecessários, máquinas com defeito, vírus e outros tipos de ameaças costumam ser problemas comuns, além de ameaças mais graves, como o roubo de informações por funcionários no momento de seu desligamento.

Por isso, entra em cena uma questão muito importante, e que algumas pessoas não costumam avaliar: como controlar os usuários de seus computadores durante o trabalho?O que é preciso fazer para que esse acesso ocorra sem prejuízo às funções do dia a dia e, sobretudo, à empresa?Se você vive esse dilema constantemente, então esse texto é para você. Aqui mostraremos o que é preciso para tornar o ambiente virtual de sua empresa mais seguro e produtivo.

Criar perfis de acesso individuais

Uma das primeiras atitudes que seu departamento de tecnologia pode tomar, para tornar o uso das máquinas de sua empresa mais seguro é criar perfis de acesso para cada colaborador.

Além de estabelecer um login individual, evitando acessos por terceiros, é importante restringir o que pode ser acessado nos equipamentos.

Para que não seja arbitrário, ou mesmo prejudique o dia a dia corporativo de cada colaborador, esse controle pode ser feito com base nas atribuições do funcionário.

Ou seja, ele terá permissão para acessar apenas aquilo que se relacione com seu trabalho diário. O mesmo pode valer para o uso de outros equipamentos, como scanner ou impressora, por exemplo.

Monitorar as ações realizadas pelos usuários

Estabelecer um login é importante, mas saber o que cada um faz enquanto está logado é essencial para que o departamento de tecnologia tenha um controle do que acontece diariamente.

Por isso, é importante que os colaboradores desta área monitorem todas as ações dos demais usuários, evitando que ocorram problemas como os mencionados na abertura desse texto.

Esse monitoramento não deve ser visto como algo punitivo, ou que cerceie a liberdade do colaborador durante o trabalho. Ao contrário. Ele pode ajudar, inclusive, a melhorar a produtividade desse usuário.

Ele pode, por exemplo, relatar ao departamento de tecnologia alguma dificuldade que tenha ao utilizar uma determinada ferramenta ou, caso necessário, solicitar a liberação de algo que lhe seja proibido e possa aprimorar seu trabalho.

Utilizar campanhas de conscientização para correção e controle dos problemas

Por fim, o controle do alcance do acesso de usuários às máquinas e ferramentas de uma empresa pode ser usado, também, para a realização de campanhas de conscientização.

Esses eventos ajudarão a mostrar a importância do uso do maquinário da empresa apenas para o trabalho diário, deixando finalidades pessoais para os momentos em que o colaborador esteja fora do ambiente corporativo.

Essas campanhas podem, também, ajudar na prevenção e controle de problemas, pois os usuários terão um canal aberto com o departamento de tecnologia para sanar dúvidas ou mesmo reportar dificuldades.

É importante esclarecer que o monitoramento não pode, jamais, ser visto como um cerceamento da liberdade individual de cada colaborador. Ao contrário. Ele é instrumento que aumenta a produtividade da empresa e seus resultados.

Ao colocar uma espécie de ordem, determinando quem pode acessar o que e quando, as tarefas diárias são organizadas, facilitando assim a execução da rotina.

Quando tudo está mais organizado, os colaboradores trabalham melhor e contribuem para o crescimento da organização. Por isso, é importante trabalhar essa cultura.

Os colaboradores não devem ter medo do monitoramento, e sim enxergar nele um parceiro para melhorar o seu dia e resolver problemas, já que o departamento de tecnologia é um parceiro que está mais acessível do que a diretoria, por exemplo.

Os departamentos, trabalhando juntos, poderão aumentar ainda mais a eficácia e os resultados de sua empresa. Basta que todos compreendam a importância de fazer um uso saudável das máquinas e da conexão à internet durante o trabalho.