Veja como evitar multas e assim otimizar os custos com softwares licenciados!

Você sabe se as licenças de softwares dos computadores da sua empresa estão regularizadas?

As licenças de softwares e a sua gestão, fazem parte do dia a dia da gestão de TI e por isso é fundamental que a empresa preste atenção para que não corram o risco de levar prejuízos financeiros e técnicos.

A gestão de licenças é fundamental para otimizar o uso dos softwares e para o uso devido aos direitos da licença. Um software sem licenciamento pode causar um grande impacto no seu orçamento.

Neste artigo você verá como evitar multas e otimizar os custos com softwares licenciados. Continue a leitura!

O que é a gestão de licenças? Para que serve?

A gestão de licenças é o controle dos softwares que ajuda a reduzir, documentar e controlar os gastos desnecessários, é fundamental para manter alinhada a utilização aos direitos de uso de software, otimizar a distribuição dentro da empresa e tem como objetivo evitar possíveis multas de licenciamento.

Essa estratégia influencia na produtividade e nos custos da empresa. Esse gerenciamento ajuda no monitoramento de todas as licenças de softwares, centralizando os registros num só lugar, facilitando a sua visualização.

Mas como funciona a gestão de licenças? É composto por etapas, como:

• Rastreio, onde são rastreados o uso, localização e a permissão de uso das licenças.
• Identificação, onde a gestão de licenças identifica se há um uso não autorizado dos softwares e programas piratas.
• Lembrete de renovação, a gestão de licenciamento permite identificar se há licenças que precisam ser renovadas, evitando, assim, gastos com contratos mais caros ou multas pelo uso indevido.
• Ajuda na tomada de decisões, pois a gestão possibilita na coleta de dados de todos os programas e ativos, gerando um relatório sobre o uso, custos e aplicações.

Qual a importância da gestão de softwares licenciados?

Quando se tem um sistema automatizado de gestão de licenças você conseguirá obter informações como quais softwares estão licenciados, se há problemas com incompatibilidade ou erros, quais as licenças que a empresa possui e, principalmente, informações mais específicas como:

• Setor e colaborador responsável pelo software;
• Datas de contratação e expiração das licenças.

Além disso, com o controle dessas informações, é possível ter uma previsão de orçamento mais assertiva e eliminar despesas que não são necessárias. Veja abaixo as principais vantagens de se ter uma boa administração das licenças.

• Maior preparo para auditorias fiscais
• Redução de custos,  pois elimina licenças que não estão sendo utilizados;
• Diminuição dos riscos à segurança, pois há menor risco de invasões e infecções por vírus que afetem a segurança cibernética;
• Maior produtividade, pois quando há uma melhor gestão dessas licenças, os colaboradores têm menor risco de erros, mais tempo e produtividade.
• Maior competitividade no mercado. Com uma gestão mais eficiente, são proporcionadas informações confiáveis que permitem melhor conhecimento dos ativos da empresa.

Quais os riscos do uso de softwares não licenciados ou licença pirata?

Quando há o uso de softwares sem licença configura a violação dos direitos autorais da Lei nº 9.609/98, que estabelece que o uso de programas de computador deve ser objeto de contrato de licença, quando não há um documento fiscal que comprove a aquisição ou licenciamento, significa que há uma irregularidade do uso.

A pena para a violação da lei é de 6 meses a 2 anos, ou também pode resultar em pena por descumprimento da proibição ou multa. A empresa que descumprir deverá pagar as licenças de todas as cópias de software instalada e soma de adicionais legais.

Como ter uma gestão de licenças eficiente?

A gestão de licença é necessária, pois além evitar desperdícios e problemas jurídicos, melhora os processos. Então, confira o passo a passo para uma gestão de licenças eficiente:

Atribua as funções e as responsabilidades a um ou mais profissionais capacitados

A gestão de licenças deve ser feita de forma contínua, monitorando se os softwares estão sendo utilizados conforme previsto. Geralmente esse cargo é dado ao gestor de TI e a quantidade irá depender do número de ativos de TI.

Tenha documentado as políticas e todo o processo de gestão

Todo o processo gerencial e as políticas são informações fundamentais para o controle de licenciamento e por isso elas devem ser documentadas para evitar problemas como o pagamento de multas.

Tenha um inventário completo e preciso

Se a sua empresa não possui um inventário, não conseguirá realizar a gestão dos ativos e licenças. Por isso é fundamental ter um inventário que contenha informações sobre os ativos de TI. Assim será possível acompanhar e monitorar as licenças ativas e aquelas que estão expiradas.

Tenha um registro de novas aquisições, implementações e cancelamentos de software

É fundamental registrar todos os processos de aquisição de um novo ativo, até a sua implementação, sendo possível saber quais licenças estão sendo usadas na empresa. Enfim, com esse controle, há maior otimização de custos com a reutilização de softwares e a retirada de softwares que não são licenciados.

Como evitar multas de softwares não licenciados?

Quando há multas em softwares não licenciados, pode causar um impacto catastrófico no orçamento da sua empresa. A maioria dos softwares apresentam um custo para uso. Mas como evitar que esse tipo de situação aconteça? Confira algumas dicas!

Tenha um processo bem estabelecido na identificação, classificação e renovação dos softwares licenciados

Ter uma gestão de software é fundamental, pois essa ferramenta identifica quais ativos estão sendo utilizados, quais os colaboradores e se há necessidade de serem renovados.

Cada um dos softwares licenciados são desenvolvidos para um ambiente em específico

Poucos softwares são desenvolvidos para ambientes genéricos, muitas vezes fazendo adaptações para pagar mais barato, como por exemplo instalar softwares de um desktop em um servidor. Esse tipo de situação poderá causar problemas na auditoria da empresa.

Tenha profissionais qualificados na gestão dos seus ativos

Fazer a gestão dos seus softwares não é uma tarefa fácil e depende do tipo de contrato. Além disso, um profissional qualificado não será surpreendido em uma possível auditoria.

Enfim, fique atento e mantenha-se atualizado. Sempre opte por consultores que forneçam informações das ferramentas utilizadas e estejam atualizados.

Como a gestão de licenciamento do Force1 pode te ajudar?

O Force1 é um software com muitas funcionalidades, entre elas a gestão de licenciamento que gerencia possíveis problemas para verificar quais as licenças estão ativas ou não. Evite multas e compras excessivas de licenças! Entre as funções que o módulo realiza são:

• Desinstalar softwares não licenciados
• Controla softwares desatualizados
• Identifica softwares contratados e não utilizados

Para mais informações, entre em contato conosco! Temos profissionais capacitados para te atender.