O que é uma licença de software? Confira abaixo tudo que você precisa saber sobre e como preparar a sua empresa para uma auditoria!

Com o avanço da tecnologia, como a computação em nuvem, as empresas utilizam algum tipo de software para melhor gerenciar as operações.

No entanto, muitas organizações não possuem a gestão de ativos ou inventários e acabam por utilizar softwares sem licença, infringindo os direitos de propriedade intelectual das licenças Microsoft e por isso são penalizadas com multas e têm a segurança da informação comprometida.

Dessa forma, uma prática adotada pela Microsoft são as Auditorias. Veja neste artigo, a importância deste processo para os seus negócios. Então, acompanhe!

O que é uma licença de software?

A licença de software dá direito ao usuário de instalar, acessar e executar a ferramenta. Elas são divididas em três, por exemplo:

• OEM: Quando o usuário adquire um equipamento ou estação de trabalho e paga a mais para que ele já venha com o Sistema Operacional instalado.
• Compra de produtos no varejo ou Full Packaged Product: são pacotes adquiridos em lojas e lhe dá direito de 5 licenças
• Licenciamento por volume: é para empresas que precisam de mais de 5 licenças, e pode ser dividido em Open License  e Open Value. As licenças de CAL, ou licenças de acessos de clientes, são adquiridas para cada estação de trabalho.

Como atrelar uma licença de software a um usuário?

Na página de licenças é possível atribuir ou até mesmo cancelar a atribuição de licenças. Lá você encontrará o número de licenças disponíveis para cada produto e o número de licenças atribuídas, em relação ao total de licenças disponíveis.

Além disso, para atribuir uma licença, acesse o painel de administração:

• Vá para a página Licenças de Cobrança.
• Selecione o produto e vá em detalhes do produto, selecione atribuir licenças.
• Na aba de “Atribuir Licenças a usuários”, digite o nome e depois selecione para adicioná-lo à lista.

No entanto, muitas empresas passam por averiguações da Microsoft, quanto às licenças adquiridas.

O que é a Auditoria da Microsoft nas licenças de software?

Consiste em uma análise profunda de todos os computadores e outros dispositivos de uma empresa que possuem os softwares instalados. Com o objetivo de verificar se estão sendo utilizados de forma legal, respeitando os direitos relacionados à Propriedade Intelectual.

Por exemplo, uma empresa pode adquirir o software da Microsoft e não perceber que tem as licenças originais e comprometer a segurança dos dados.

Como funciona a auditoria da Microsoft?

Na prática, uma equipe da Microsoft solicitará à empresa, um levantamento incluindo todos os dispositivos que possuem o software da Microsoft, as notas fiscais e as licenças do software, que comprove a aquisição da mesma. 

No entanto, o principal objetivo é averiguar se a empresa está utilizando softwares na quantidade adequada e se possui as licenças de autorização de uso e divide-se em 4 etapas:

1. Levantamento de todos os softwares utilizados. 
2. Verificação das licenças através das notas fiscais enviadas para a Microsoft.
3. Comparação do que está sendo utilizado, em relação ao que foi adquirido.
4. Aquisição das licenças que faltam.

Qual é a importância das Auditorias de Software para o seu negócio?

A auditoria é importante para evitar que a empresa sofra penalizações e também evitar o vazamento dos dados para pessoas não autorizadas.

Como regularizar produtos Microsoft com a licença de software?

Enfim, para realizar a regularização, é necessário ter o licenciamento, que consiste em um contrato entre o fornecedor e o usuário final que estabelece o uso e a redistribuição do programa.

Além disso, a Microsoft oferece vários tipos de licenças, a escolha irá depender das necessidades da empresa, para obter uma opção mais personalizada e melhorar o gerenciamento do software.

No  entanto, a regularização dá o direito ao usuário de, por exemplo: 

• Instalar
• Acessar
• Utilizar
• Exibir 
• Executar

Enfim, para obter a licença é preciso concordar com os termos de licença do software. Essa licença garante a proteção contra os riscos e também oferece suporte técnico.

Qual o valor da multa da Microsoft?

Segundo a Lei n°9.610/98 que estabelece sobre os Direitos Autorais, prevê uma multa de 20 salários mínimos para quem comercializa softwares de forma ilegal e também uma reparação civil três mil vezes sobre o valor de mercado. Além disso, o uso irregular será comprovado por meio de contrato de licença, que será substituído pelo documento fiscal, a aquisição ou licenciamento de cópia.

Como funciona a auditoria da Microsoft nas empresas e como proceder diante de uma fiscalização?

Se a sua empresa recebeu uma notificação de uma fiscalização da Microsoft em relação ao licenciamento de softwares, não fique preocupado. Frequentemente ela realiza auditorias nas empresas para verificar se as licenças estão dentro dos conformes.

Em geral, o contato é feito por telefone, onde a Microsoft informa que há irregularidades e solicita que o gestor envie informações sobre as licenças em um prazo de 5 dias úteis. No entanto, mesmo que você tenha softwares irregulares, eles oferecem uma oportunidade para que você regularize a sua situação;

Como proceder nesses casos? A Microsoft realiza as auditorias de duas formas, a primeira com o preenchimento de uma planilha e a outra através de um “inventário Microsoft”, que é instalado no servidos da empresa e realiza uma varredura, e ao final emitindo um relatório sobre os softwares instalados.

Após o levantamento dos dados, a Microsoft irá averiguar as licenças que estão cadastradas no sistema. E por fim encerra-se a fiscalização, essa ação pode acontecer novamente após 1 ou 2 anos e sua empresa será comunicada.

Como identificar se realmente é a Microsoft?

O primeiro contato realizado pela Microsoft é feito por telefone, pela equipe de Compliance. Além disso, elas sempre enviam e-mails utilizando o domínio @microsoft.com, todo e-mail consta o nome do agente Microsoft e o telefone 0800.

No entanto, caso tenha dúvida, basta entrar em contato diretamente com a organização pelo suporte e solicitar mais informações.

Como agir durante a fiscalização da Microsoft?

A empresa não pode deixar de responder nenhuma das etapas das auditorias, pois caso isso aconteça, a Microsoft emitirá uma ação cobrando a regularização, punições e multas.

Além disso, também é importante que a empresa guarde as notas fiscais dos equipamentos e licenças obtidas, pois durante a auditoria, essas notas fiscais poderão ser solicitadas.

Outro ponto importante é ter uma boa gestão de TI, por isso mantenha o inventário de equipamento atualizado e fique atento ao modelo de licenciamento adotado nos servidores.

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