Você já parou pra pensar em quantas assinaturas de software sua empresa tem?
Não estou falando só dos tradicionais sistemas de CRM ou ERP, mas também daquela ferramenta de produtividade que ninguém lembra de cancelar ou daquela plataforma de automação que foi contratada e mal é utilizada.
Pois é, esse modelo de assinatura se espalhou de tal forma que, sem perceber, você pode estar pagando por coisas que nem são mais necessárias.
A realidade é que, embora as assinaturas de software tenham muitas vantagens, como o pagamento parcelado e a flexibilidade de planos, o que parecia ser uma maravilha pode acabar virando um pesadelo financeiro se não for gerido corretamente.
O que antes era um custo único, de compra de licenças, virou um fluxo constante de despesas mensais. E com tantos serviços disponíveis, as empresas acabam contratando mais do que realmente precisam.
Mas calma, a boa notícia é que dá pra organizar tudo isso e cortar custos sem perder qualidade nas operações.
O Que Está Por Trás do Custo das Assinaturas
É muito fácil cair na tentação de assinar mais ferramentas e mais funcionalidades. Afinal, quem não gosta de ter acesso ao máximo de recursos possíveis, certo? Mas o problema começa quando essas ferramentas são pouco ou nada usadas. Em vez de agregar, elas acabam sobrecarregando o orçamento.
Quando as empresas não fazem um levantamento sério sobre o que realmente está sendo utilizado, o resultado é o pagamento por licenças que estão inativas ou sendo mal aproveitadas.
É comum que diferentes setores assinem ferramentas que fazem exatamente a mesma coisa. Por exemplo, um time de marketing pode contratar uma plataforma de e-mail marketing, e o time de vendas contratar outra que também faz o mesmo serviço.
Ou, em outro caso, um time usa apenas 10% dos recursos de uma ferramenta supercompleta, enquanto poderia ter optado por um plano mais simples.
É aí que o custo oculto começa a aparecer, sem que as equipes sequer percebam. O pior é que, muitas vezes, esses pagamentos são feitos automaticamente, sem que haja uma avaliação real do uso.
E com a tecnologia evoluindo o tempo todo, aquele software que parecia perfeito há um ano pode já não ser mais a melhor solução. E as empresas continuam pagando por ele como se fosse.
Como Identificar o Que Está Sendo Mal Aproveitado
Para resolver esse problema, o primeiro passo é fazer um levantamento detalhado de todos os contratos de software da empresa. Pode parecer óbvio, mas muitas vezes as empresas não sabem nem quanto estão pagando por essas assinaturas, quanto mais o que está sendo realmente utilizado.
A chave aqui é a auditoria e, se possível, ela deve ser feita periodicamente.
A Força da Auditoria
Uma auditoria bem feita vai levantar todos os softwares contratados, de grandes plataformas até aquelas ferramentas menores que estão ali, quietinhas, mas consumindo o orçamento.
Algumas empresas oferecem relatórios de uso detalhados, e essas informações podem ajudar a entender qual plataforma está sendo realmente útil e qual pode ser deixada de lado.
Com esses dados em mãos, é hora de conversar com os times e entender o que eles realmente precisam. Às vezes, o software mais caro ou mais completo não é a melhor opção. O que importa mesmo é o que faz sentido para o dia a dia de quem usa a ferramenta.
A Importância do Feedback das Equipes
E por falar em times, nada melhor do que perguntar diretamente a quem usa a ferramenta no dia a dia.
Eles sabem se a plataforma está fazendo diferença no trabalho ou se é só mais uma assinatura que está lá “só porque sim”. Coletar esse feedback é fundamental para saber se a ferramenta é realmente útil ou se pode ser substituída por algo mais simples e mais barato.
Como Cortar o Desperdício sem Abrir Mão da Qualidade
Agora que já sabemos onde estão os buracos no orçamento, o que fazer para cortar custos sem prejudicar as operações? Simples: consolidar, negociar e otimizar.
1. Consolidar Ferramentas: Menos é Mais
Uma das melhores maneiras de evitar desperdício é consolidar as ferramentas que fazem funções parecidas. Em vez de ter várias plataformas para análise de dados, por exemplo, que tal juntar tudo em uma só?
Isso reduz o número de licenças, ajuda na integração entre os sistemas e facilita o trabalho das equipes, que vão ter um único ponto de acesso para tudo.
Menos ferramentas, mais foco.
2. Negociar Planos e Contratos
Sabe aquela história de que “quanto mais licenças você comprar, mais barato fica”? Pois é, isso é verdade, mas só se você realmente souber o que está comprando.
Antes de renovar qualquer contrato, vale a pena negociar com o fornecedor. Pode ser que você consiga um plano mais flexível, que se ajuste melhor à sua realidade, ou até mesmo um desconto se o número de usuários diminuir.
Algumas ferramentas oferecem planos corporativos que, dependendo da quantidade de licenças, podem ser mais vantajosos.
3. Centralizar a Gestão das Assinaturas
Centralizar a gestão de assinaturas também é um grande aliado na hora de cortar custos.
Ter uma visão clara de todas as licenças contratadas e seus prazos de vencimento ajuda a controlar pagamentos automáticos que poderiam passar despercebidos.
Existem plataformas que ajudam a monitorar o uso dessas ferramentas e oferecem relatórios detalhados de quais softwares estão sendo mais ou menos utilizados.
Com isso, fica muito mais fácil identificar o que pode ser cancelado.
4. Treinamento: Aproveitar Tudo o que a Ferramenta Tem a Oferecer
Por último, mas não menos importante: garantir que os times saibam usar as ferramentas ao máximo. Muitas vezes, os colaboradores não exploram todas as funcionalidades de um software por falta de treinamento, o que acaba gerando desperdício.
Então, investir em treinamentos contínuos e garantir que todos estejam alinhados com o que o software oferece é uma forma de otimizar o uso da ferramenta e maximizar o retorno sobre o investimento.
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