7 motivos para controlar o seu hardware, software e usuário
Gerir uma empresa, independente de seu porte, não é tarefa das mais fáceis, isso todos nós sabemos. Mas, o que não sabemos é como o departamento de TI pode ajudar a tornar esse processo de controle de hardware e software mais eficiente.
Sim porque, quando pensamos na prevenção de perdas, imaginamos logo o caso de matéria-prima subutilizada, luzes acesas sem necessidade, material de escritório desperdiçado e tantos outros eventos que podem aumentar o custo da operação.
Mas, você sabia que existem eventos igualmente prejudiciais financeiramente e podem ser contidos com a ajuda do departamento de tecnologia? Não? Então acompanhe esse texto.
Aqui apontaremos as sete razões para que a área atue fortemente na melhoria da gestão, controlando o hardware, o software e o usuário de sua empresa no dia a dia de trabalho.
Evitar furto de peças
Quando pensamos em furto de peças logo imaginamos pequenas coisas desaparecendo do escritório, como um bloco de papel, canetas, copos. Ou seja, materiais pequenos que podem ser colocados facilmente em uma bolsa.
Isso significa que, para muitas pessoas, seria praticamente impensável imaginar furtos no departamento de TI, certo? Não necessariamente. Infelizmente, materiais relacionados às máquinas também podem ser furtados.
Por exemplo, é possível que um funcionário furte um mouse, leve algumas mídia consigo ou mesmo um dos programas utilizados no ambiente de trabalho, para uso pessoal.
Por isso, é importante o controle desses três vetores: hardware, software e usuário. Desta forma, o departamento de TI é capaz de saber, com exatidão, o destino de cada componente da empresa e quem teve acesso a ele pela última vez.
Comprar softwares ou hardwares de forma exata
O segundo motivo para sua empresa controlar o hardware, o software e o usuário é fazer uma melhor gestão de todo o seu equipamento, evitando compras por impulso ou sem necessidade e que, futuramente, poderiam como resultado comprometer o orçamento da área.
Ao exercer esse controle, o setor de TI consegue saber, com exatidão, quantas máquinas, periféricos, acessórios, softwares e usuários sua empresa possui, como está o funcionamento de cada um deles e ainda mais quando será necessário fazer uma nova aquisição.
Com esse planejamento, é possível adquirir apenas o que realmente é preciso para que as operações do dia a dia prossigam, com qualidade e eficiência.
Evitar multas por utilização de software sem licenciamento
Quando uma empresa dá total liberdade a seu colaborador para que ele acesse as máquinas como faz em sua própria casa, alguns problemas podem aparecer.
Certamente um dos mais graves é o uso de softwares sem licenciamento (isso pode ocasionar pesadas multas à companhia). Em muitos casos, o usuário não adota tal comportamento com más intenções.
Ele pode tomar esta atitude apenas porque precisa de uma determinada ferramenta, que não encontra instalada em sua máquina, e decide agir por conta própria.
Mas, ao contrário do ambiente doméstico, no mundo empresarial utilizar software sem licenciamento causa problemas tanto na esfera financeira como na esfera civil e criminal.
Portanto, determinar restrições, que impeçam usuários de baixar e instalar programas pode evitar esse tipo de problema.
Evitar problemas de produtividade
Outro ponto que levanta a necessidade de que controle de hardware, software e usuário se refere à produtividade. Vamos demonstrar isso com um cenário que muitos estão acostumados.
Imagine que, em sua empresa, existe um usuário que tem por costume acessar diariamente sites de vídeo, como o Youtube. Seu gestor tem conhecimento da situação e não se importa, pois este usuário executa suas tarefas ao final do dia.
No entanto, o que não é um problema para ele, torna-se um problema para o restante da empresa, pois o acesso a plataformas desse tipo acaba consumindo parte da internet, prejudicando o trabalho dos demais.
Aqui, para encerrar a questão, é essencial que os usuários tenham limites de acesso a determinadas plataformas, sobretudo aquelas que consomem internet sem a devida necessidade.
Reduzir impressões desnecessárias
Quem nunca viu aquele usuário chegar ao escritório e, quando ninguém está olhando, imprimir trabalhos de faculdade, boletos, receitas e tudo o mais de caráter pessoal?
Todos, com certeza. Mas, o que parece inocente aos olhos de alguns, pode se transformar em um problema sério quando pensamos no impacto financeiro que tal prática pode ter para uma empresa.
Por isso, é importante que o departamento de TI controle os acessos dos usuários, permitindo que sejam realizadas apenas impressões relacionadas ao seu dia a dia de trabalho, e somente quando necessário (pensando agora na questão da sustentabilidade).
Ser proativo em futuros problemas e reativo com base em dados
Por fim, ao controlar o hardware, o software e o usuário, dentro de uma empresa, o departamento de TI consegue se antecipar a problemas que irão ocorrer, dentro de pouco tempo ou em período mais longo.
Portanto, esse conhecimento permitirá, também, uma reação mais rápida e certeira, com base em dados que tornarão possível uma saída benéfica a todos.